A tárgyalás olyan speciális kommunikációs forma, melynek során szavak segítségével igyekszünk konfliktusokat megoldani. A szavakra ugyanaz igaz, mint a pénzre: minél több kerül forgalomba, annál kevésbé lesz értékes. Ezért a képzett tárgyalók lényegre törők, kerülik a szakzsargont és a bonyolult megfogalmazásokat.
Sokan akaratlanul is használunk bizonyos kifejezéseket és szóvirágokat, amelyekkel a mondanivalónkat szeretnénk nyomatékosabbá tenni, valójában azonban a valódi gondolatainkat álcázzuk velük. A teljesség igénye nélkül itt van egy pár ilyen kifejezés:
- Őszintén szólva…
- Ha őszinte akarok lenni…
- Hogy egészen őszinte legyek…
Ha magára ismert a fenti kifejezések valamelyikében, akkor olvasson tovább!
Ezek kifejezések kérdéseket vetnek fel a másik félben. „Ha most őszinte, akkor korábban nem volt az?”
Tárgyalóként bizalmat építünk, és ezt a fenti kifejezések aláássák.
Az előző példákat folytatva:
- Ön fontos partner/vevő/szállító/munkatárs!
- Csiszolja még ezt az ajánlatot, hogy több férjen bele!
- Kezeljük már lazábban ezt az engedményt!
- Ez a legjobb ajánlata?
- Adja a legjobb ajánlatot nekünk!
Ha valóban fontos partner vagyunk, miért helyeznek nyomás alá?
Csiszolja még az ajánlatot, kezeljük lazábban – ezek annyira határozatlan kifejezések, hogy nem képeznek valódi mondanivalót. Arra az eldöntendő kérdésre, hogy „Ez a legjobb ajánlata?” pedig ki fogja azt válaszolni, hogy „Á nem! Van egy ennél sokkal jobb ajánlatom is, csak vártam a megfelelő pillanatra, hogy mikor mondhatom el.”
Mindannyian kitalálunk ilyen beszédmintákat, kommunikációs paneleket, amiket tudattalanul beépítünk a kommunikációnkba, és gyakran észre sem vesszük, hogy ismételjük őket.
Természetesen minden tárgyalás kezdeti fázisa hozhat bizonytalanságot, amikor a felek felderítik a lehetőségeket és az alternatívákat, mielőtt meggyőződéssel megoldásokat javasolnának. A tárgyalás érvelési szakaszában ezt a bizonytalanságot jelzések formájában fejezzük ki:
- Pillanatnyilag ezzel nem tudok egyetérteni
- Az Ön álláspontját nehezen tudnám elfogadni
- Szívesen tárgyalunk ennek a lehetőségéről
Az ilyen kifejezések és szófordulatok a rugalmasság határait jelzik, ahol hajlandóak lehetünk engedményeket tenni, cserébe a másik fél engedményeiért. Az ajánlattételi szakaszban viszont világosan és konkrétan kell megfogalmaznunk mindezeket.
Az ajánlatunk legyen könnyen érthető, értelmezhető és szerződéses formába önthető.
Kerüljük el a céges szakkifejezéseket és zsargonokat, melyek többféle értelmezéssel bírhatnak. Egy pénzügyi szaklap nemrég az alábbi kifejezéseket ajánlotta befektetők részére egy bankárok által összeállított előadásból:
„…a fókuszált megközelítés rendszeres ütemezést biztosít, ami felpörgeti a hasznot.”
A szaklap ezt így értelmezte: „Együttműködünk Önnel, hogy befektetése gyorsabban megtérüljön(!)”.
Összefoglalva, figyeljen a kimondott szóra, kérjen visszajelzést munkatársaitól, és tartózkodjon a felesleges kifejezések használatától!
Sikeres tárgyalásokat!
Keith Stacey – Scotwork Ausztrália tréner írásának fordítása